Core Skills - Data Management and Analysis: Working with Spreadsheet

Core Skills

Data Management and Analysis: Working with Spreadsheet

1. Excel 操作環境 + 2. 編輯資料 + 3. 改動資料 + 4.自動複製 + 5.建立數列 + 6.計算功能 + 7.建立數據庫 + 8.基本統計 + 9.製作統計圖

1. 中文 Microsoft Excel 操作環境

活頁簿 (Workbook)

工作表 (Worksheet)

儲存格 (cell)

儲存格位址

欄 (橫座標)
列 (直座標)

資料編輯列

資料
輸入鈕
取消鈕

滑鼠標記

1. Excel 操作環境 + 2. 編輯資料 + 3. 改動資料 + 4.自動複製 + 5.建立數列 + 6.計算功能 + 7.建立數據庫 + 8.基本統計 + 9.製作統計圖

2. 編輯資料

輸入資料

用滑鼠點按目標儲存格
在「資料編輯列」內輸入資料
按「輸入」鈕
若要更改資料，按「取消」鈕後重新輸入

更改資料

選擇目標儲存格
在「資料編輯列」內更改資料
按「輸入」鈕

格式編輯

「格式 ... 儲存格」

列的格式

高度

隱藏

欄的格式

寬度

隱藏

保留顯示列、欄的標題

「視窗 ... 凍結窗格」

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3. 刪除、複製、移動

清除儲存格資料

滑鼠右鍵

「編輯 ... 清除 ... 」

可選擇多個儲存格一併清除
滑鼠右鍵的秘密
不能靠「剪下」清除內容

複製內容

「編輯 ... 複製」或滑鼠右鍵複製

貼到新的儲存格上
提防蓋掉原有資料

移動內容

「編輯 ... 剪下」或滑鼠右鍵剪下

貼到新的儲存格上
提防蓋掉原有資料

滑鼠的拖拖拉拉！

留意滑鼠標記的變化！
移動儲存格：用滑鼠左鍵按儲存格邊，拖拉到新的儲存格
複製儲存格：同時按 Ctrl 鍵及滑鼠左鍵，把原有儲存格拖拉到新的儲存格上

選取不連續的儲存格

按另一個儲存格前先按下 Ctrl 鍵
可選取多個儲存格

選取連續的儲存格

選取起始一格
按下 Shift 鍵，同時用滑鼠選取終結一格
可以橫向、垂直、一片面積

選取整欄、整列、全工作表

按下欄的編號 (英文字母)
按下列的編號 (數字)
按下「全選」鈕
選取連續多欄/列 (hint: Shift)
選取不連續的多欄/列 (hint: Ctrl)

增插儲存格、列、欄

「插入 ... 儲存格/列/欄」
按滑鼠右鍵 ... 插入 ...
插入點在那裡？

刪除儲存格、列、欄

先選取刪除目標
「編輯 ... 刪除 ...」
按滑鼠右鍵 ... 刪除 ...

增、刪、移動、複製工作表

增加：「插入 ... 工作表」
刪除：「編輯 ... 刪除工作表」
移動或複製：「編輯 ... 移動或複製工作表」

按滑鼠右鍵 ... 插入/刪除/移動或複製

為工作表命名

滑鼠左鍵：在工作表名稱上快按兩次
滑鼠右鍵：在工作表名稱上按 ... 重新命名

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4.自動複製

先在儲存格填入資料
用滑鼠點按儲存格的「控制點」，留意鼠標變了樣！
橫向或垂直拖拉，複製儲存格內容

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5.建立數列

跟自動複製步驟相似
需預先設定數列起首的兩、三項，例如：

1,2, ...
1,3,5, ...
2,4,6, ...
2,4,8, ...
Q1,Q2, ...

可以橫向或垂直排列
查看「工具 ... 選項 ... 自訂清單」

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6.計算功能

建立計算公式

選定顯示答案的儲存格
在「資料編輯列」內輸入計算公式：

先按 = 鍵
輸入計算公式
若要計算連續的儲存格，可用冒號 (:) 作聯繫
可在按入 = 號後，在左面的「函數」表內選擇合用的功能

比較數值或內容 ( >, <, =, <>, <=, >= )
連接儲存格的文字或數值內容 (&)

自動計算總數

選擇要合計的連續儲存格
「自動加總」按鈕 (Σ) 顯示答案
或先選定一個空格，按「自動加總」，再選目標範圍
多行或多列可同時進行加總

快速顯示計算結果

選取一組數字
在狀態列範圍內按滑鼠右鍵
選擇合適的計算結果

使用函數

先選擇一個適當的空儲存格
按工具列上「貼上函數」按鈕
選擇合適的函數

用滑鼠選取要進行計算的各個儲存格

儲存格座標

相對參照：A1, B1, A2+B4
絕對參照：$A$1, $B$1, $A$2+$B$4
混合參照：$A$1+B$1
$ 號表示位置不會變動
跨工作表參照：Sheet2!, Sheet3!

在工作表名稱後加上！號

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7.建立數據庫

為每欄命名
每列是一個案
從 Word 的文件中讀入表格
讀入網頁 / html 檔案

《香港1999》：附錄 - 56 環境統計數字

直接開啟純文字檔案

下載《香港1999》：附錄 - 56 環境統計數字，存成純文字檔案

列、欄資料互調

選取列或欄
「編輯 ... 複製」
「編輯 ... 選擇性貼上 ... 轉置」
當心蓋掉原有資料!

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8.基本統計

建立數據庫

每列代表不同個案
每欄代表同一問題
輸入全部數據資料

使用「資料分析」

「工具 ... 資料分析」
若未裝設「資料分析」，需要按「工具 ... 增益集」安裝

使用樞紐分析表

「資料 ... 樞紐分析表」
照「樞紐分析表精靈」進行
選擇適合的分析方法
把分析結果放在新的工作表內

常用的簡單統計分析

加總 (total)
項目個數 (count)
數字項個數 (count)
平均值 (mean)
標準差 (standard deviation)

用 Excel 做統計分析的詳細步驟，可參考這份文件

示範用的問卷
示範用的資料庫 (按滑鼠右鍵下載)

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9.製作統計圖

「插入 ... 圖表」
或按「圖表精靈」鈕
根據資料性質選擇適當的圖表類型，按「下一步」

用滑鼠選擇資料範圍

填入各項適當的圖表說明

按「下一步」，選擇「新的工作表」，然後按「完成」
繪製圖表後，可更改圖表類型

在圖表範圍內按滑鼠右鍵
選擇「圖表類型」，更改為其他類型圖表

在圖表上的不同區域雙擊按滑鼠左鍵，可更改圖表內容：

圖表區
圖片標題
圖例
座標軸
數列(雙擊與單擊滑鼠左鍵的不同效果)
在不同區域上按滑鼠右鍵的效果!

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